Массовая загрузка данных о кадровых изменениях. Прием. Перевод. Увольнение. Загрузка сотрудников из Excel
Внести данные о новых сотрудниках (приемы), перевести сотрудника на другую должность или уволить в рамках системы можно двумя способами.
- Первый – вручную для каждого сотрудника. Подходит, когда нужно совершить действие с одним или несколькими людьми.
- Второй – массовая загрузка данных из Excel. Подходит, как ясно из названия, когда нужно занести прием, перевод или увольнение большого количества людей сразу.
Для корректного распознавания данных файл Excel должен отвечать некоторым требованиям. Подробнее о них читайте в этой статье.
Важно! Для приема, перевода или увольнения нужно сделать отдельные файлы. Каждая операция выполняется отдельным файлом.
Для каждого кадрового события свой набор обязательных полей:
- приемы: ФИО, дата рождения, подразделение, должность, дата трудоустройства;
- переводы: ФИО, дата рождения, новое подразделение, новая должность, дата перевода; увольнения: ФИО, дата рождения, дата увольнения.
Когда ваш Excel-файл готов, вам нужно зайти в раздел «Штатное расписание», затем «Кадровые изменения». Приложите свой файл, перетащив его на кнопку «Выберите файл» или нажав на «Выберите файл» и указав путь к нему.
Далее вы попадете на страницу распределения данных. Выберите тип кадровых изменений, с которыми вы работаете в данный момент.
Используя раскрывающиеся списки в верхней части таблицы, выберете, какие данные указаны в каком столбце. Красные значения обязательны, оранжевые нет. В зависимости от типа кадровых событий будет меняться набор обязательных полей. Сначала надо выбрать тип кадровых событий, потом распределять значения столбцов.
Так выглядит таблица, если выбрать «Прием».
Так, если выбрать «Перевод».
Так, если выбрать «Увольнение».
Так, если выбрать «Обновление персональных данных».
Далее нажмите «Обработать файл».
Система загрузит ваш файл, и вы попадете на страницу подтверждения загрузки. Убедитесь, что обработка файла произошла без ошибок.
Обратите внимание: когда вы загружаете переводы или увольнения, система сама ищет имеющихся в базе сотрудников и сама определяет, кого надо перевести или уволить. Идентификация происходит по ФИО и дате рождения. В случае опечаток и несоответствий, даже в одной букве ФИО или цифре в дате рождения, система выдаст ошибку. В этом случае действие с конкретном сотрудником лучше провести вручную. При этом регистр, т.е. занесено имя с большой буквы или с маленькой, значения не имеет и к ошибке не приведет.
Если после загрузки файла система нашла в нем ошибки, обратите внимание только на строки с ошибками. Все остальные данные уже загружены.
Пример
Вы загрузили список из десяти сотрудников. После загрузки система выдала ошибки по двум сотрудникам. Это значит, что остальные восемь уже загружены и данные по ним в системе, а по этим двоим данные не загружены вообще. Необходимо исправить ошибку и повторить загрузку только по этим двум сотрудникам.
Читайте также:
Как наладить быстрый обмен данными с кадровыми системами