Какие документы по охране труда можно подписывать в ЭДО?

ЭДО в документах, связанных с работой, – а это не только КДП, но и вся охрана труда, обучение и инструктажи по пожарной и электробезопасности и прочее – регулируется следующими законами:

• ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63;
• Трудовой кодекс РФ, статьи 22.1 – 22.3 и статья 312.3 в отношении дистанционных работников.

Для подписания документов по охране труда и работник, и работодатель, могут использовать неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Этот вид подписи можно бесплатно выпустить в нашем сервисе.

Допускается также подписывать документы более защищенной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Она выпускается «на флешке» в специальных аккредитованных центрах. Наша система позволяет использовать и такой вид подписи, вне зависимости от того, где и для чего она была выпущена.

Документы по охране труда, которые НЕЛЬЗЯ подписывать в ЭДО:

• акт о несчастном случае на производстве (Акт Н-1);
• журналы вводного инструктажа по охране труда; журналы инструктажа по охране труда на рабочем места (первичного, повторного, внепланового, целевого);
• наряд-допуски, где фиксируется целевой инструктаж по охране труда.

Документы по охране труда, которые МОЖНО подписывать в ЭДО:

• протоколы проверки знаний по охране труда и первой помощи; удостоверения о проверке знаний;
• журналы инструктажей по пожарной безопасности (вводного и на рабочем месте);
• журналы учета присвоения 1 группы по электробезопасности;
• журналы инструктажей и обучения по ГО и ЧС;
• журналы учета (или иные формы учета) выдачи инструкций по охране труда;
• документы, фиксирующие прохождение стажировки на рабочем месте;
• личные карточки учета выдачи СИЗ и СиОС;
• направления на медицинские осмотры и психиатрические освидетельствования;
• документы (расписки, журналы), подтверждающие учет выдачи направлений на медицинские осмотры и психиатрические освидетельствования;
• документация по оценке рисков, в том числе подтверждение факта ознакомления работника с рисками на его рабочих местах;
• ознакомление работников с результатами СОУТ на рабочем месте;
• документы, оформляемые при расследовании микротравм;
• документы, оформляемые при расследовании несчастных случаев на производстве, за исключением Акта о несчастном случае по форме Н-1;
• листы ознакомления с локальными актами по охране труда (и не только по охране труда);
• локальные документы (приказы, перечни, нормы, контингенты, списки, стандарты);
• документы, оформляемые при расследовании случаев профессиональных заболеваний;
• иные документы, связанные с работой и охраной труда.

Вопрос ведения в ЭДО журналов инструктажа по охране труда (документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда) является наиболее острым для специалистов и бизнеса.

В отношении сотрудников, устроенных по трудовому договору в «стандартном» порядке, подписание журналов инструктажей по охране труда, в том числе вводного, через ЭДО НЕ допускается. Об этом говорит статья 22.1 ТК РФ.

Нарушение данного требования может повлечь за собой наложение штрафов в размере до 130 тыс. руб. за сотрудника. Такие санкции предусматривает пункт 1 и/или 3. статьи 5.27.1 КоАП РФ.

В отношении дистанционных сотрудников, согласно ст. 312.7 ТК РФ, работодатель исполняет обязанности, предусмотренные статьей 214 ТК РФ (часть 2, пункты 17, 20 и 21). Другие обязанности на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено каким-либо локальным нормативным актом организации.

Принимая во внимание вышеизложенное, мы придерживаемся мнения, что подписание дистанционными сотрудниками журнала инструктажа по охране труда (в том числе вводного) через ЭДО допускается. Во избежание возможных рисков рекомендуем отразить данный факт в локальном документе организации с описанием процесса: каким образом происходит инструктаж, где и как фиксируется результат – например, с помощью нашего сервиса.

Понятие «дистанционная работа» полно раскрыто в ст. 312.1 ТК РФ.