Контрольная дата — это отправная точка для формирования всех документов. Контрольная дата указывается при создании организации и далее не может быть изменена.
Разберемся чуть подробнее.
С какого момента начинают создаваться документы в системе? Ведь не всегда есть возможность легко и быстро восстановить данные о сотрудниках и инструктирующих. Не всегда можно гарантировать, что все сотрудники за годы существования организации прошли вводный инструктаж и проверки знаний, что все документы заполнены правильно.
Чтобы решить эти проблемы, мы придумали контрольную дату. Как мы уже упоминали, контрольная дата указывается при создании организации и далее не может быть изменена.
EcoStandard.soft автоматически формирует документы и расставляет в них необходимые даты в зависимости от указанной вами контрольной даты. От нее же будет сформирован для всех сотрудников вводный инструктаж и первичные инструктажи на рабочем месте (согласно настройкам*).
Помимо прочего, это снижает риски. Например, вы не уверены в качестве вводных инструктажей, которые проводились раньше. EcoStandard.soft автоматически предложит вам провести их ещё раз.
Для сотрудников, принятых на работу ранее контрольной даты, будут сформированы* все виды инструктажа, листы ознакомления с ЛНПА, личные карточки выдачи СИЗ и СиОС с указанием даты, равной контрольной дате. Дальнейшие сроки всех повторных инструктажей, проверок знаний, выдачи СИЗ и СиОС будут отсчитываться от контрольной даты.
Пример
Организация имеет контрольную дату 01.02.2018. Для сотрудников, принятых на работу до контрольной даты (например, 16.12.2017), все документы будут сделаны от контрольной даты 01.02.2018. Следующий повторный инструктаж сформируется через три месяца – в конце апреля. Для сотрудников, принятых позднее контрольной даты, всё будет сформировано от даты их приёма на работу. Посмотреть, как это работает, можно на примере демо-организации.
Если у вашей организации все в порядке с документацией по охране труда, вам нужно отметить ненужные документы как полученные.
Для корректного отсчёта срока медицинских осмотров вам нужно указать данные о фактически пройденных медицинских осмотрах в карточке сотрудника во вкладке «Медосмотры». Аналогично можно поступить с психиатрическими освидетельствованиями.
Контрольная дата позволяет отслеживать правильность и своевременность формирования документов и инструктажей, ускоряет и облегчает работу с ними.
* При наличии настроек на контрольную дату. Например, если настроено, что проводится инструктаж на рабочем месте, то будет сформирован журнал инструктажа. Если инструктаж не настроен, то и документы формироваться не будут.