Во вкладке «Импорт из Excel» вы найдете окно, где можно скачать шаблоны Excel. Эти шаблоны помогут внести данные о приеме, увольнении, обновлении персональных данных сотрудников или отсутствии, а также зафиксировать фактические обучения и присвоить номера протоколам.
Для массовой загрузки кадровых изменений, данных по сотрудникам или реестрам Минтруда нужно подготовить Excel-файл (.xls, .xlsx). Для каждого типа загрузки – свой отдельный файл и свой набор обязательных полей.
Приемы: ФИО, дата рождения, подразделение, должность, дата трудоустройства.
Переводы: ФИО, дата рождения, новое подразделение, новая должность, дата перевода.
Увольнения: ФИО, дата рождения, дата увольнения.
Обновление данных: ФИО, дата рождения.
Номера протоколов из реестра Минтруда: номер протокола в EcoStandard.soft, регистрационный номер из реестра Минтруда.
При приемах и обновлениях данных можно дополнительно указать следующие персональные данные сотрудника:
E-mail: необходимо указать почту в правильном формате.
Телефон: номер мобильного телефона начиная с 7 или 8, строго 11 цифр.
СНИЛС: номер свидетельства СНИЛС, строго 11 цифр.
Полис ОМС: номер полиса ОМС, строго 16 цифр.
Пол: один символ, М или Ж.
При увольнении:
Табельный номер
При отсутствии:
Тип отсутствия
Табельный номер
Требования к формату полей – ниже.
Все ячейки должны быть с типом данных «текст» (не «дата» или «число» и т.п.) и не должны содержать формул.
Все даты должны быть указаны в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.
ФИО сотрудника должно быть в одной ячейке и именно в таком порядке: Фамилия Имя Отчество. При этом Отчество не является обязательным к заполнению.
Телефон и СНИЛС должны состоять строго из 11 цифр. Полис ОМС строго из 16 цифр. Почта должна быть указана в правильном формате.
Идентификация сотрудников при переводах, увольнениях и обновлении данных осуществляется по связке ФИО + дата рождения.
Во избежание задвоения, названия одинаковых подразделений, должностей и подотделов должны быть введены полностью идентично. Например, «Администрация» и «администрация» будут считаны системой как разные значения.
Обратите внимание: при загрузке файлов отображаются первые 6 строк импортируемого документа. После указания наименований столбцов в системе вам станет доступна кнопка «Обработать файл».
Следуя этим простым шагам, вы сможете легко и быстро импортировать данные в систему EcoStandard.soft.