Описание инструмента «Настройки организации»
Для основных настроек организации в системе есть инструмент «Настройки организации». Это общая таблица, где можно настроить, для какой должности какие инструктажи предусмотрены, кто должен их проводить и так далее по всем направлениям деятельности в охране труда. В этом разделе настраиваются и создаются конкретные документы на каждого сотрудника.
«Настройки организации» работают в разрезе как штатной расстановки, так и времени: система хранит информацию о датах разных настроек и формирует документы соответственно.
Отображение штатной структуры и работа с ней в «Настройках организации»
В системе предусмотрена двухуровневая структура. Первый уровень – это подразделения, на примере они выделены красным. Их названия указываются почти во всех документах по охране труда. Второй уровень – подотделы, на примере они выделены зелёным.
Вы можете проводить настройки как отдельно для каждой должности, так и в целом по подразделению, подотделу или всей организации. Если вы поставите галочку напротив названия подразделения, настройки распределятся на все должности в подразделении.
Если в дальнейшем у вас появится новая должность в этом подразделении, на неё автоматически распространятся все настройки подразделения.
Аналогично, если вы поставите галочку напротив названия подотдела, настройки распределятся на все должности в подотделе.
При этом, если в дальнейшем у вас появится новая должность в этом подотделе, на неё автоматически распространятся все настройки подразделения. Если вам не нужно, чтобы на новую должность в подразделении распространялись его общие настройки, необходимо будет вручную выделить галочками все нужные должности.
Настройки и время. Хранение настроек в разрезе времени, смена настроек в разный период, отображение актуальной штатной структуры
Все настройки не имеют смысла, если не указан период, когда они действуют. Работа в разрезе времени является отличительной чертой сервиса EcoStandard.soft. В верхней части таблицы указана дата (см. красную стрелку). Это дата, с которой начинают действовать настройки. Они действуют до тех пор, пока вы их не измените.
Перед тем, как делать настройки, обязательно выставьте нужную дату. По умолчанию в этом поле указана контрольная дата или последняя дата, на которую проводились настройки.
Настройки можно менять точечно, по каждой должности.
Пример
С 1 марта инструктирующим для всех должностей назначен Иванов. При этом с 15 марта для одной должности – например, для токарей – инструктирующим должен быть назначен Петров. Выставьте дату 15 марта и проведите настройку только для должности токаря. Все документы на токарей с 15 марта будут формироваться с Петровым. А если какие-то бумаги будут оформляться постфактум, то все документы до 15 марта автоматически сформируются с Ивановым.
Поставив галочку в окошке «Показывать штатное расписание актуально выбранной дате», вы сможете увидеть штатную структуру, соответствующую выставленной дате. Будут показаны подразделения и должности, на которых есть работающие сотрудники. Это может быть актуально при сокращении или переименовании должностей. Чтобы эти строки вам не мешали, их можно скрыть.