Журнал вводного инструктажа для сотрудников сторонних организаций (для посетителей)
В EcoStandard.soft не предусмотрено отдельного журнала для регистрации вводного инструктажа посетителей организации. В принципе, вводный инструктаж для посетителей нужно регистрировать в журнале, по форме совпадающем с журналом вводного инструктажа по охране труда. Ниже рассказываем, как удобнее всего настроить EcoStandard.soft на формирование журнала вводного инструктажа для посетителей.
В журнале, помимо прочего, нужно указывать наименование подразделения, куда направляется сотрудник. Здесь есть два варианта.
- В журнале будет указано название объекта (места, площадки, подразделения), которое не совпадает со структурой по штатному расписанию. Например, название строительной площадки. Такой вариант удобен для большого числа посетителей на одном адресе.
- В журнале будет указано название структурного подразделения.
Рассмотрим первый вариант.
Для начала необходимо занести самого первого посетителя и сделать настройки. В качестве названия подразделения указываем наименование объекта: строительной площадки, склада, представительства. В качестве должности заносим название должности или иное подходящее вам значение.
Далее заходим в раздел «Настройки организации», выбираем тип настроек «Инструктажи». После этого нужно сделать настройку именно на подразделение. Для этого наведите курсор на название подразделения и нажмите на зеленую кнопку «Настроить».
Либо поставьте галочку напротив названия подразделения и нажмите «Задать инструктирующих». Оба действия приведут к одному результату – выбирайте удобный для вас способ.
Обратите внимание: инструктирующий задался для всего подразделения. Это значит, что все новые должности, которые будут появляться в этом подразделении, автоматом приобретут такие же настройки. Настройку для каждого нового посетителя делать не нужно, вы просто выбираете нужное подразделение и указываете любую должность.
Всех дальнейших посетителей вы просто заносите, указывая нужное подразделение, сразу заходите в карточку сотрудника и скачиваете готовый журнал. Он будет выглядеть так.
Второй вариант
Аналогичен первому, с некоторыми изменениями.
Занесите самого первого посетителя и сделайте настройки. При занесении посетителя выберите нужное подразделение. В графе «Подотдел» можно указать, например, «Посетители организации». Таким образом в документ будет попадать название структурного подразделения по штатному расписанию, а настройки вы сможете сделать отдельно для посетителей.
Далее зайдите в раздел «Настройки организации», выберите тип настроек «Инструктажи». После этого сделайте настройку именно на подотдел в нужном подразделении. Для этого наведите курсор на название подотдела и нажмите на зеленую кнопку «Настроить».
Либо поставьте галочку напротив названия подотдела и нажмите «Задать инструктирующих». Оба действия приведут к одному результату – выбирайте удобный для вас способ.
Обратите внимание: инструктирующий задался для всего подотдела. Для других должностей – ваших штатных – сохранятся прежние настройки.
Все новые должности, появляющиеся в этом подотделе, автоматом приобретут нужные настройки. Иными словами, вам не придется делать настройки для каждого нового посетителя, вы просто выбираете нужное подразделение и подотдел.
В результате получается вот такой документ.
Так как вы задали настройки только на вводный инструктаж, никакие другие документы формироваться не будут. Вы можете увольнять сотрудников любой датой или оставлять их в системе. Никаких периодических документов на них формироваться не будет.