Инструкция по использованию генератора XML-файла для загрузки обученных в реестр Минтруда
При подаче сведений об обученных сотрудниках в реестр Минтруда многие работодатели сталкиваются с трудностями при создании XML-файла, подходящего для портала ведомства. В помощь работодателям EcoStandard group создала бесплатный цифровой сервис, который переведет ваш Excel-файл в формат XML, который можно загрузить в реестр. В этой статье разбираем, как он работает.
Кому нужно регистрироваться в реестре
Работодатель, который обучает работников по охране труда силами внутренней комиссии, а не учебного центра, согласно разделу XI постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда» (далее – Постановление) должен:
- проинформировать Минтруд об этом намерении – для этого он регистрируется в реестре ИП и юрлиц, осуществляющих деятельность по обучению работников вопросам охраны труда;
- передать в Министерство сведения об обученных внутренней комиссией – для этого передаются данные в реестр лиц, обученных по охране труда.
Гайд: как зарегистрироваться в реестре и передать сведения об обученных лицах
Цифровой помощник для массовой подачи сведений об обученных в виде XML-файла
Согласно алгоритму, приведенному в гайде выше, подать сведения об обученных сотрудниках можно одним из двух способов (раздел «Внесение сведений об обученных сотрудниках»).
- Добавить запись вручную, заполнив специальную форму в реестре. В этом случае форма для каждого сотрудника будет заполняться отдельно, что может занять много времени.
- Массово добавить «ожидающую запись» путем импорта целевого XML-файла – с помощью этого способа можно не вносить каждого обученного сотрудника отдельно, а отправить список всех обученных. Это позволяет в разы сэкономить время на передачу сведений.
Тем не менее, на сегодняшний день у работодателей нет возможности самостоятельно вручную создать XML-файл, который подходит для портала. Соответственно, нет возможности массовой загрузки данных о сотрудниках, прошедших проверку знаний по охране труда.
Чтобы решить эту проблему, разработчики EcoStandard group создали бесплатный цифровой помощник по массовой подаче сведений об обученных сотрудниках. Сервис поможет сгенерировать XML-файл, подходящий для загрузки в реестр. Рассказываем, как с ним работать.
Как работать с сервисом по генерации XML-файлов
Шаг 1. Скачайте шаблон Excel-файла и на его примере подготовьте файл с данными об обученных в вашей организации согласно п. 118 Постановления. Файл должен содержать наименование программы обучения, ID программы в реестре, ФИО, СНИЛС и должность сотрудника, дату в удостоверении и номер протокола. Эти данные и будут передаваться в реестр. При заполнении файла важно строго соблюдать формат данных, в противном случае реестр Минтруда не примет файл:
- СНИЛС – обязательное поле, которое нужно заполнять строго в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ (например 123-345-342 32).
- Даты должны быть строго в формате ДД.ММ.ГГГГ (например 10.03.2023).
- Названия программ и их идентификаторы в реестре должны строго соответствовать списку, приведенному ниже.
ИД – Название программы в реестре
1 – Оказание первой помощи пострадавшим
2 – Использование (применение) средств индивидуальной защиты
3 – Общие вопросы охраны труда и функционирования системы управления охраной труда
4 – Безопасные методы и приемы выполнения работ при воздействии вредных и (или) опасных производственных факторов, источников опасности, идентифицированных в рамках специальной оценки условий труда и оценки профессиональных рисков
5 – Безопасные методы и приемы выполнения работ повышенной опасности, к которым предъявляются дополнительные требования в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими государственные нормативные требования охраны труда
6 – Безопасные методы и приемы выполнения земляных работ
7 – Безопасные методы и приемы выполнения ремонтных, монтажных и демонтажных работ зданий и сооружений
8 – Безопасные методы и приемы выполнения работ при размещении, монтаже, техническом обслуживании и ремонте технологического оборудования (включая технологическое оборудование)
9 – Безопасные методы и приемы выполнения работ на высоте
10 – Безопасные методы и приемы выполнения пожароопасных работ
11 – Безопасные методы и приемы выполнения работ в ограниченных и замкнутых пространствах (ОЗП)
12 – Безопасные методы и приемы выполнения строительных работ, в том числе: – окрасочные работы – электросварочные и газосварочные работы
13 – Безопасные методы и приемы выполнения работ, связанных с опасностью воздействия сильнодействующих и ядовитых веществ
14 – Безопасные методы и приемы выполнения газоопасных работ
15 – Безопасные методы и приемы выполнения огневых работ
16 – Безопасные методы и приемы выполнения работ, связанные с эксплуатацией подъемных сооружений
17 – Безопасные методы и приемы выполнения работ, связанные с эксплуатацией тепловых энергоустановок
18 – Безопасные методы и приемы выполнения работ в электроустановках
19 – Безопасные методы и приемы выполнения работ, связанные с эксплуатацией сосудов, работающих под избыточным давлением
20 – Безопасные методы и приемы обращения с животными
21 – Безопасные методы и приемы при выполнении водолазных работ
22 – Безопасные методы и приемы работ по поиску, идентификации, обезвреживанию и уничтожению взрывоопасных предметов
23 – Безопасные методы и приемы работ в непосредственной близости от полотна или проезжей части эксплуатируемых автомобильных и железных дорог
24 – Безопасные методы и приемы работ, на участках с патогенным заражением почвы
25 – Безопасные методы и приемы работ по валке леса в особо опасных условиях
26 – Безопасные методы и приемы работ по перемещению тяжеловесных и крупногабаритных грузов при отсутствии машин соответствующей грузоподъемности и разборке покосившихся и опасных (неправильно уложенных) штабелей круглых лесоматериалов
27 – Безопасные методы и приемы работ с радиоактивными веществами и источниками ионизирующих излучений
28 – Безопасные методы и приемы работ с ручным инструментом, в том числе с пиротехническим
29 – Безопасные методы и приемы работ в театрах
Шаг 2. На странице цифрового помощника заполните информацию о вашей организации (наименование юрлица и ИНН) и, если требуется, данные об учебном центре и нажмите «Далее».
3. В открывшемся окне заполните информацию о себе и оставьте свои контактные данные для отправки готового XML-файла. Вставьте заполненный ранее Excel-файл с данными ваших сотрудников и нажмите «Отправить».
4. Ожидайте получение файла на электронную почту.
Что делать после загрузки данных в реестр
После передачи в реестр данных об обученных сотрудниках им будут присвоены индивидуальные номера. Их нужно занести в протоколы обучения всех сотрудников.
Из реестра можно выгрузить Excel-файл с номерами. Чем больше записей с номерами, тем дольше заносить их в протоколы. Для экономии времени советуем использовать специальную программу для массовой загрузки номеров из реестра в протоколы, работающую на базе EcoStandard.soft.
Программа определяет протокол проверки знаний по номеру и автоматически присваивает ему индивидуальный номер, полученный из реестра. Также программа помогает определить, у каких протоколов в системе еще нет индивидуальных номеров из реестра, и, соответственно, данные о каких сотрудниках нужно в него внести.