12.02.2025
Как загружать документы в систему Минтруда с EcoStandard.soft
Статьи
12.02.2025
Работодатели, которые самостоятельно обучают сотрудников по охране труда, обязаны проинформировать Министерство труда и социальной защиты РФ об этом и передать данные об обученных работниках в реестр. Если вы сотрудничаете с внешней организацией, то ее специалисты проводят импорт в Минтруд от учебного центра самостоятельно.
В процессе загрузки этой информации перед работодателями встает вопрос: как импортировать данные по обучению в Минтруд? Сам ЛК Минтруда можно считать программой для импорта реестра обучения в Минтруд, так как именно с его помощью вы передаете программу, но советуем использовать и дополнительные сервисы-помощники. Дело в том, что загружать данные нужно в формате XML-файлов, а делать это вручную с каждым документом долго и неудобно. Специально для этих целей команда EcoStandard.soft создала бесплатный конвертер. Он облегчит импорт в Минтруд и переформатирует ваш Excel-файл в XML, подходящий для выгрузки в реестр. Разберемся, как это работает, дальше.
Требование передавать информацию об обученных внутренней комиссией сотрудниках закреплено законодательно – это указано в разделе XI постановлении Правительства №2464 от 24 декабря 2021 года. Если вы не зарегистрируетесь в системе и не произведете импорт в реестр Минтруда, сначала получите предупреждение, а дальше может последовать административная ответственность:
При этом обучение будет считаться недействительным, и его придется провести повторно. Именно поэтому экспорт в Минтруд реестра из вашей системы – обязательный шаг для компаний, которые не прибегают к услугам стороннего учебного центра.
Добавить записи о прошедших обучение сотрудниках можно двумя способами: вручную или массовым импортом файлов в Минтруд. Первый – более кропотливый и ресурсозатратный, поэтому в этот раз мы его рассматривать не будем. Подготовить файлы для импортирования в Минтруд вторым способом можно быстро и бесплатно с помощью нашего конвертера.
Вам необходимо скачать образец Excel-документа – файл для экспорта данных по обучению на сайт Минтруда, внести свою информацию по его примеру, заполнить на странице нашего сервиса информацию о компании и о себе, а дальше загрузить Excel-таблицу. Файл в формате XML вы получите на почту. Импорт протоколов в Минтруд после этого можно провести в пару кликов.
Конвертер – это проект EcoStandard.soft – сервиса для автоматизации охраны труда, электронного документооборота и обучения сотрудников. Использование последнего позволяет специалисту по охране труда на 40% сокращать временные затраты на задачи по производственной безопасности и на 20% увеличить количество вовремя подписанных документов.
Вместе с EcoStandard.soft вы:
Чтобы подробнее ознакомиться с функционалом EcoStandard.soft и попробовать его возможности, перейдите по ссылке. А мы продолжим разбирать импорт данных в Министерство труда с помощью конвертера.
В этом разделе мы разберем пошаговый алгоритм, как импортировать список обучающихся в ЛКОТ Минтруда РФ. Мы также расскажем, какие документы необходимо подготовить и в каком виде, чтобы загрузка прошла успешно.
Пошаговая инструкция импорта в Минтруд через нашу программу
Это шаблон в Excel-формате – образец таблицы для импорта протоколов на сайт Минтруда, который необходимо заполнить по аналогии данными обученных сотрудников. Скачайте актуальный образец файла для импорта в Минтруд, а потом с помощью конвертера измените формат на XML. Выглядеть документ будет так:
Если вы пользуетесь подпиской на EcoStandard.soft, то посмотреть актуальное количество протоколов, которые вы импортировали в реестр обученных на сайт Минтруда, без номеров можно на главной странице или в разделе «Статистика».
В разделах «Документы» – «Список документов» можно выставить определенные даты и скачать протоколы, которым не успели присвоить номера, за указанный период.
Как загрузить протоколы в Минтруд через импорт? Интерфейс может не быть понятен интуитивно. Поэтому мы поэтапно рассмотрим, как импортировать хмл файл для Минтруда. Зайдите в личный кабинет работодателя, в разделе «Обучение по охране труда» нажмите «Реестр обученных лиц».
Обзор необходимых документов и форматов
Как уже было сказано выше, необходимо внести информацию об обученных сотрудниках. В шаблон импорта протоколов в Минтруд нужно добавить следующие данные:
Вы можете заполнить эти поля вручную по каждому из сотрудников на странице Министерства труда или через шаблон импорта протоколов в Минтруд в Excel-формате, про который мы рассказывали выше. В этом случае в итоге вы загружаете хмл для импорта в реестр Минтруда с массовым перечнем всех обученных.
Чтобы в принципе иметь возможность экспорта в Минтруд и проводить курсы для сотрудников самостоятельно, необходимо зарегистрироваться в реестре обучающих организаций. Это делается на сайте Министерства труда в личном кабинете, уведомление подписывается усиленной квалификационной электронной цифровой подписью. Затем Минтруд должен одобрить уведомление – в вашем ЛК отобразится статус «Внесено в реестр». После вам будет доступно импортирование документа в реестр по форме Минтруда.
Как правильно подготовить файл для импортирования в Минтруд
Важно придерживаться шаблона импорта протоколов в Минтруд и заполнять все графы в соответствии с требованиями – о них мы рассказали выше. Затем – вручную или с помощью нашего конвертера – экспортировать из эксель в хмл для Минтруда. В противном случае документ просто не получится загрузить в систему – вы можете увидеть надпись undefined при импорте Минтруд, это значит, что формат не определен. Иногда возможно сразу сохранить Excel-файл на компьютер в нужном формате.
Но чаще всего сделать это без сторонней программы невозможно. Поэтому советуем все же осуществлять импорт документа в Минтруд с помощью нашего сервиса. Подробные шаги мы также описали ранее.
Рекомендации по структуре данных и форматам
Для подготовки файла перед загрузкой в реестр обратите внимание на то, чтобы у вас был актуальный образец файла для импорта в ЛКОТ Минтруда. Важно также верно заполнить графы: например, номер СНИЛСа должен быть в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ, дата в удостоверении – ДД.ММ.ГГГГ. Выберете корректный номер ID программы в реестре, без этого документ будет недействительным.
Итак, вы скачали и заполнили актуальный образец для импорта файла для сайта Минтруда об обучении работников внутри организации, изменили с помощью конвертера формат документ на XML, загрузили его на сайт Министерства. Давайте разберемся, что происходит дальше.
Как экспортировать данные для дальнейшего импорта
Где скачать файл для импорта в Минтруд обучения сотрудников, мы уже рассказали. После передачи данных об обученных сотрудниках в реестр им присваиваются индивидуальные номера, которые должны быть занесены в протоколы обучения каждого сотрудника и появится возможность выгрузить Excel-файл с номерами.
Это будет выглядеть так:
Примеры успешного импорта протоколов в реестр Минтруда
После импорта файла в XML-формате, сайт автоматически вернется к странице «Записи, ожидающие добавление в реестр» – набор записей автоматически обновится. Затем нужно выбрать нужные записи и нажать «Действия» – «Добавить в реестр».
После выберите сертификат и подпишите запись. Затем информация появится в реестре обученных по охране труда сотрудников.
Все отправленные записи будут отображаться в истории в личном кабинете.
Опираться при импорте в реестр Минтруда можно и нужно в первую очередь на законодательство. С 1 марта 2023 года вступили в силу отдельные пункты постановления Правительства РФ №2464. Именно они и регламентируют импорт данных в Минтруд об обученных сотрудниках.
Полезной площадкой также будет EcoStandard.soft, на базе которого и работает конвертер – сервис для формирования файла импорта в реестр Минтруда. Цифровой помощник упростит процесс импортирования в виде электронного документа по форме, установленной Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. С ним вам не придется добавлять каждого обученного сотрудника и проводить импорт записей в реестр Минтруда вручную.
12.02.2025
Статьи