8 лучших функций EcoStandard.soft

Цифровизация плотно проникла во все сферы охраны труда, начиная с электронного документооборота и заканчивая «умными» СИЗами. Но если защитные костюмы, которые отслеживают физиологические показатели работника, пока остаются для большинства компаний чем-то из области фантастики, то автоматизация обучений и оценки профессиональных рисков уже внедряется повсеместно и имеет большой потенциал развития.

Зачем нужна автоматизация охраны труда

В любой области автоматизация снижает риск ошибок, облегчает и ускоряет работу. В охране труда с автоматизацией проще контролировать сроки для обновления документов, проведения мероприятий по графику или подписания журналов. Эффективнее становится обработка, контроль и хранение массивов документов, быстрее доступ к ним. Легче проводить кадровые процессы, назначать и контролировать обучения, работать со статистикой.

EcoStandard.soft – это система, которая позволяет максимально автоматизировать всю охрану труда в организации. Мы остановимся на восьми конкретных функциях, которые помогают упростить работу специалиста по охране труда (СОТа), а значит – повысить уровень безопасности на рабочих местах и снизить риск штрафов при проверках ГИТ.

1. Упрощенные кадровые движения

Кадровые движения – это базовый функционал, на основе которого реализуются все остальные модули EcoStandard.soft. Основная цель этого функционала – упростить и разнообразить подход к занесению кадровых процессов: приемов, переводов и увольнений сотрудников.

Кадровые движения можно занести в систему несколькими способами:

1. вручную;
2. экспортировав данные из Excel;
3. синхронизировав софт с 1с;
4. с помощью открытого API, который позволяет настроить автоматическую отправку кадровых изменений в EcoStandard.soft.

Первый способ подходит для внесения разовых изменений, второй – для единовременного занесения большого количества изменений, а третий и четвертый – для максимально автоматизированного занесения процессов и синхронизации со сторонними кадровыми системами.

2. Проактивный документооборот

В EcoStandard.soft есть большой раздел настроек организации. Он позволяет по всей штатной структуре настроить ответственных за мероприятия по охране труда: за инструктажи, медосмотры, выдачу СИЗов, ГО и ЧС, электробезопасность и другие, всего около двадцати типов мероприятий.

«Получив» эти настройки, система начинает генерировать документооборот. Это одно из основных преимуществ EcoStandard.soft – документооборот в системе проактивный. Это значит, что документы выпускаются уже заполненными. Аналогичные системы выпускают только шаблоны документов, которые потом нужно заполнять вручную. EcoStandard.soft же выпускает готовые документы, которые нужно только подписать. Из подписанных документов формируется электронный архив.

3. AI для массовой обработки документов

Специалисты по охране труда печатают и отдают на подпись сотрудникам документы, сгенерированные в EcoStandard.soft. Когда все готово, документы нужно занести обратно в систему и отметить как подписанные.

Это можно сделать тремя способами:

1. заносить каждый документ вручную;
2. сканировать по одному документу с помощью сканера штрих-кодов – такие документы автоматически отмечаются в системе как подписанные;
3. использовать пакетное сканирование – единовременную обработку большого архива с отсканированными документами с помощью элементов искусственного интеллекта (AI).

Третий способ самый интересный. С помощью компьютерного зрения система «нарезает» архив на отдельные кусочки-документы и находит на них штрих-коды. По штрих-кодам программа находит нужные документы в системе, после чего отмечает их как подписанные и прикрепляет к ним соответствующие сканы.

Проактивный документооборот и пакетное сканирование вместе облегчают работу с электронным архивом документов по охране труда: их создание, печать, подпись, сохранение в системе и учет. Таким образом у пользователя всегда есть представление, что подписано, а что нет, быстрый доступ к любым документам и значительная экономия времени на этом сегменте работы.

4. Модуль внешних обучений

В EcoStandard.soft есть отдельный модуль для работы с внешними обучениями. В нем можно отметить, кому из сотрудников какие внешние обучения нужно пройти – система сама будет напоминать им об этом. Работодатель же будет видеть сводную статистику прохождения обучений на отдельном дашборде: что кому назначено, что кем пройдено, какие отделы лидируют, какие отстают, а также результаты всех обучающихся.

5. Модуль внутренних обучений

Как и в случае с внешними обучениями, в системе есть отдельный модуль внутренних обучений. Здесь реализован весь функционал классической LMS-системы (learning management system – англ., система управления обучением): тестер, загрузка собственных материалов и формирование курсов из них, назначение курсов сотрудникам, контроль прохождения, фиксация результатов и ведение статистики.

В системе уже загружены и доступны для назначения сотрудникам 90 готовых профессиональных курсов по охране труда. Это курсы, которые использует для организации внешних обучений наш аккредитованный учебный центр «ЭКОСТАНДАРТ».

6. Работа с реестром Минтруда

В EcoStandard.soft автоматизирован процесс выгрузки протоколов обучений в реестр Минтруда и загрузка обратно в софт номеров этих протоколов, присвоенных им в реестре Минтруда. Пользователь может одним XML-файлом загрузить все протоколы в Минтруд, и потом выгрузить себе обратно уже Excel-файл с номерами этих протоколов, полученных в Минтруде. Этот Excel-файл затем точно так же загружается обратно в EcoStandard.soft, где система сама поместит номера из реестра в нужные протоколы.

Для упрощения процесса в системе есть встроенная утилита, которая преобразует Excel-архив в XML-файлы, подходящие для загрузки в реестр Минтруда.

7. Элементы электронного документооборота (ЭДО)

В EcoStandard.soft можно электронно подписать документы несколькими способами.

• Во-первых, с помощью простой электронной подписи (ПЭП) – в этом случае нужно ввести только пин-код от личного кабинета пользователя.
• Во-вторых, квалифицированной электронной подписью с флешки.
• В-третьих, в разработке находится интеграция с системой подписи Госключ. С ее помощью можно будет подписывать документы с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) – все с помощью мобильного приложения Госключ.

Помимо этого, внедряется функционал отправки документов в другие системы ЭДО: HRlink и СБИС. В них можно будет отправлять документы на подписание и затем фиксировать в EcoStandard.soft уже подписанные. На начало декабря 2024 года интеграция с HRlink почти завершена, со СБИС – в разработке, реализация запланирована на лето 2025 года.

8. Функционал для учета микротравм

В рамках EcoStandard.soft предусмотрена функция учета микротравм на рабочих местах. Работает она следующим образом. Пользователь создает архив объектов предприятия: станок, лифт, помещение, молоток, любой другой объект. Приложение генерирует QR-коды, которые можно разместить – например, наклеить – на этих объектах. При получении микротравмы сотрудник сканирует QR-код и заполняет анкету-заявление с описанием и обстоятельствами происшествия. СОТ смотрит анкету и либо начинает расследование, либо отклоняет его. По факту этого решения и проведенного расследования EcoStandard.soft генерирует документооборот: заявление на расследование и его результаты.

Чего ждать от автоматизации ОТ в ближайшем будущем

На конец 2024 года основной тренд в автоматизации охраны труда – это легализация различных видов электронной цифровой подписи (ЭЦП) в документообороте. Как только Минтруд разрешит использовать ЭЦП для подписи журналов, это быстро станет повсеместной практикой и существенно упростит работу специалиста по охране труда (СОТа).